Quản trị là một khái niệm không xa lạ gì với các doanh nghiệp, tổ chức hay thậm chí là các quốc gia. Như một chiếc cầu nối giữa con người với mục tiêu chung, quản trị không chỉ là việc tổ chức và điều phối hoạt động mà còn là nghệ thuật lãnh đạo, tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức. Cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về quản trị là gì, bản chất và chức năng của nó, cũng như cách phân biệt giữa quản trị và quản lý.
1. Quản trị là gì? Một số định nghĩa về quản trị
Quản trị có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào góc nhìn và lĩnh vực áp dụng. Dưới đây là một số định nghĩa phổ biến:
- Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
- Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
- Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.”
Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể rút ra một số hiểu biết chung về quản trị:
- Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác.
- Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của những người cùng chung trong tổ chức.
- Quản trị là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Bản chất của quản trị
Bản chất của quản trị chính là việc tạo ra giá trị thặng dư thông qua việc đưa ra quyết định. Quản trị không chỉ là quản lý công việc mà còn là cách thức tìm ra phương pháp phù hợp để công việc đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất.
Các yếu tố cơ bản của quản trị:
- Chủ thể quản trị: Đây là những người hoặc nhóm người có trách nhiệm đưa ra quyết định và thực hiện các hoạt động quản trị.
- Mục tiêu: Mỗi quá trình quản trị đều hướng tới những mục tiêu cụ thể, là căn cứ để chủ thể quản trị xây dựng các hoạt động tác động.
- Nguồn lực: Các nguồn lực như nhân sự, tài chính, vật tư... là những yếu tố cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị.
3. Chức năng của quản trị
Quản trị bao gồm nhiều chức năng khác nhau, nhưng có thể phân thành bốn chức năng cơ bản:
(1) Hoạch định (Planning)
Hoạch định là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản trị. Chức năng này bao gồm:
- Xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.
- Dự thảo chương trình hành động để đạt được mục tiêu.
- Tạo ra lịch trình và biện pháp kiểm soát hoạt động.
- Cải tiến và phát triển tổ chức.
Hoạch định không chỉ giúp định hướng cho tổ chức mà còn tạo ra sự phối hợp giữa các nhân viên trong việc thực hiện công việc.
(2) Tổ chức (Organizing)
Chức năng tổ chức là việc xây dựng cấu trúc tổ chức, bao gồm:
- Xác lập sơ đồ tổ chức và mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, bao gồm cả nhân lực và vật lực.
Việc tổ chức sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ vai trò của mình và có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
(3) Lãnh đạo (Leading)
Lãnh đạo là hoạt động tác động từ các nhà quản trị tới nhân viên của mình, bao gồm:
- Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.
- Thiết lập mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong tổ chức.
Lãnh đạo không chỉ là việc chỉ huy mà còn là khả năng truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên.
(4) Kiểm soát (Controlling)
Kiểm soát là quá trình theo dõi và đánh giá hoạt động, bao gồm:
- Xác định tiêu chuẩn kiểm tra và lên lịch kiểm tra.
- Đánh giá tình hình và điều chỉnh khi cần thiết.
Chức năng này đảm bảo rằng tổ chức đang vận hành đúng theo kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
4. Phân biệt quản trị và quản lý
Mặc dù quản trị và quản lý thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có những điểm khác biệt rõ ràng:
Khái niệm
- Quản trị (Administration): Là toàn bộ quá trình đưa ra quyết định về chính sách, quy tắc và mục tiêu. Đây là những hoạt động mang tính chiến lược và cao cấp hơn.
- Quản lý (Management): Là thực hiện các quyết định đã được đưa ra bởi quản trị. Quản lý tập trung vào việc triển khai và kiểm soát các hoạt động.
Sự khác nhau trong vai trò
- Nhà quản trị cần có tầm nhìn, khả năng định hướng và động viên nhân viên.
- Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, điều phối và thực hiện công việc theo kế hoạch.
Cấp bậc trong tổ chức
- Quản trị thường được thực hiện ở cấp cao nhất, nơi mà các quyết định chiến lược được đưa ra.
- Quản lý thường hoạt động ở cấp trung, nơi mà các kế hoạch được triển khai và điều hành.
Mức độ ảnh hưởng
- Các quyết định quản trị ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và cộng đồng.
- Các quyết định quản lý thường chỉ ảnh hưởng đến một bộ phận hoặc lĩnh vực cụ thể.
Kết luận
Quản trị không chỉ là một khái niệm lý thuyết mà còn là một thực tiễn cần thiết trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và cả quốc gia. Việc hiểu rõ quản trị là gì, bản chất và chức năng của nó giúp các nhà quản trị có thể áp dụng hiệu quả vào công việc của mình, từ đó tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.
Dù là quản lý hay quản trị, cả hai đều cần tuân thủ các nguyên tắc, quy định và có trách nhiệm với cả con người lẫn các nguồn lực. Từ đó, tổ chức có thể phát triển bền vững và đạt được những mục tiêu cao cả.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng để tìm việc làm hoặc tuyển dụng, hãy tham khảo JobsGO – nơi cung cấp các giải pháp hiệu quả trong lĩnh vực tìm kiếm và tuyển dụng.
Tìm hiểu thêm về quản trị và nhiều khái niệm hữu ích khác để phát triển sự nghiệp của bạn!
