Tìm hiểu sổ quản lý lao động và vai trò của nó

Sổ Quản Lý Lao Động: Tài Liệu Quan Trọng Trong Doanh Nghiệp Sổ quản lý lao động (SQLĐ) đã trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là tài liệu lưu giữ thông tin, SQLĐ còn là công cụ quan trọng giúp người sử dụng lao động kiểm soát và tăng cường hiệu quả quản lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về ý nghĩa, nội dung, hình thức, thời điểm xuất trình, mức phạt, và các lưu ý khi lập và sử dụng sổ quản lý lao động.

1. Sổ Quản Lý Lao Động Là Gì?

Sổ quản lý lao động là một tài liệu ghi chép thông tin về tình hình tuyển dụng, sử dụng, và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Theo quy định, mọi doanh nghiệp bắt buộc phải lập sổ này trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. SQLĐ có thể được thực hiện dưới hình thức văn bản giấy hoặc bản điện tử, tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp.

1.1. Nội Dung Bắt Buộc Trong Sổ Quản Lý Lao Động

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động cần ghi lại các thông tin cơ bản như:

• Họ và tên người lao động
• Giới tính, ngày tháng năm sinh
• Quốc tịch và địa chỉ cư trú
• Số CCCD/CMND/Hộ chiếu
• Thời điểm bắt đầu công việc
• Vị trí việc làm
• Loại hợp đồng lao động
• Ngày tham gia BHXH
• Tiền lương
• Số ngày nghỉ và số giờ làm thêm
• Trình độ chuyên môn kỹ thuật
• Học nghề và bậc trình độ kỹ năng nghề
• Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
• Tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
• Thời điểm và lý do chấm dứt hợp đồng

1.2. Hình Thức Sổ Quản Lý Lao Động

Sổ quản lý lao động có thể được lập dưới hai hình thức chính:

• Văn bản giấy: Hình thức truyền thống với các mục đã được in sẵn.
• Bản điện tử: Tiện lợi và dễ dàng trong việc lưu trữ và truy xuất thông tin.

Sự lựa chọn hình thức nào cũng cần đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.

1.3. Khi Nào Phải Xuất Trình Sổ?

Doanh nghiệp cần xuất trình sổ quản lý lao động trong các trường hợp:

• Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu kiểm tra.
• Khi có yêu cầu từ các cơ quan liên quan.

Việc không xuất trình được sổ quản lý lao động khi cần thiết sẽ dẫn đến những rủi ro về pháp lý cho doanh nghiệp.

1.4. Mức Phạt Vi Phạm Hành Chính

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về lập và sử dụng SQLĐ sẽ bị xử phạt từ 1 triệu đồng đến 10 triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm:

• Phạt từ 1-3 triệu đồng nếu không ghi đầy đủ thông tin của người lao động hoặc không xuất trình sổ khi yêu cầu.
• Phạt từ 5-10 triệu đồng nếu không lập sổ hoặc lập không đúng thời hạn và nội dung.

2. Những Lưu Ý Khi Lập Sổ Quản Lý Lao Động

Việc lập sổ quản lý lao động không thể qua loa mà cần sự chú ý đến từng chi tiết. Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi lập SQLĐ:

2.1. Lập Sổ Theo Mẫu Quy Định

Nhà tuyển dụng cần đảm bảo sổ được lập đúng theo mẫu quy định hiện hành. Nếu lập bản điện tử, cần có phần mềm phù hợp nhằm hỗ trợ trong quá trình ghi chép và lưu trữ.

2.2. Đảm Bảo Nội Dung Chính Xác, Đầy Đủ

• Thông tin phải được cập nhật đầy đủ và kịp thời từ ngày lao động bắt đầu làm việc.
• Các thay đổi trong thông tin lao động cần phải được phản ánh chính xác trong sổ.

2.3. Lưu Trữ An Toàn

Sổ SQLĐ cần được lưu trữ ở nơi an toàn, tránh bị hỏng hóc hoặc thất lạc. Có thể sử dụng các phương pháp lưu trữ như lưu trữ bản giấy an toàn hoặc tạo sao lưu cho bản điện tử.

2.4. Trách Nhiệm Của Người Lao Động

Người lao động cũng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân cần thiết để giúp người sử dụng lao động điền đúng thông tin trong sổ. Họ cũng có quyền kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa nội dung nếu phát hiện sai sót.

3. Tác Dụng Của Sổ Quản Lý Lao Động

Sổ quản lý lao động không chỉ giúp quản lý hiệu quả nhân sự mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Theo dõi số lượng và chất lượng lao động.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người lao động.
• Dễ dàng xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
• Giúp doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp hơn trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

4. Kết Luận

Sổ quản lý lao động là tài liệu quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo việc lập và sử dụng sổ đúng quy định, nhà tuyển dụng cần chú ý đến các nội dung, hình thức cũng như trách nhiệm của bản thân và người lao động. Hy vọng rằng qua bài viết này, các bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ hơn về sổ quản lý lao động, từ đó áp dụng hiệu quả vào quá trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của mình. Nguyệt Nga - EBH