Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và lợi ích

Hóa đơn điện tử đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong việc quản lý thuế và chứng từ trong hoạt động kinh doanh. Trong đó, hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp giữ vai trò quan trọng. Vậy hóa đơn điện tử có mã là gì? Đặc điểm, quy định và những lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng loại hóa đơn này ra sao? Hãy cùng khám phá qua bài viết dưới đây!

1. Đặc Điểm Của Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Do Cơ Quan Thuế Cấp

Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi được lập và gửi đến người mua. Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đặc điểm của loại hóa đơn này bao gồm:

• Dữ liệu điện tử: Hóa đơn được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, khẳng định việc xuất hóa đơn bằng phương tiện điện tử do tổ chức hoặc cá nhân thực hiện.
• Nội dung thông tin hoàn chỉnh: Hóa đơn ghi nhận đầy đủ thông tin về việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo các quy định về kế toán và thuế.
• Mã số duy nhất: Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn là một dãy số duy nhất, do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, bao gồm thông tin được mã hóa về người bán và giao dịch.

Khác Biệt Với Hóa Đơn Không Có Mã

Khác với hóa đơn điện tử không có mã do tổ chức phát hành, hóa đơn có mã có tính pháp lý cao hơn và được cơ quan thuế xác nhận, hỗ trợ trong việc quản lý thuế và kiểm tra, thanh tra thuế hiệu quả hơn.

2. Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Do Cơ Quan Thuế Cấp

Việc nắm bắt quy định xung quanh hóa đơn điện tử có mã giúp kế toán tránh được các rắc rối và lỗi trong quá trình sử dụng.

2.1. Mã Của Cơ Quan Thuế Trên Hóa Đơn Điện Tử

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử có cấu trúc nhất định, gồm 34 ký tự. Cụ thể gồm:

• Ký tự đầu tiên: Là chữ cái M, thể hiện tính chất của hóa đơn điện tử.
• Ký tự thứ hai: Phân loại hóa đơn từ 1 đến 6, phản ánh các loại hóa đơn khác nhau như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, v.v.
• Hai ký tự tiếp theo: Là hai số cuối của năm phát hành hóa đơn.
• Năm ký tự tiếp theo: Là chuỗi ký tự do cơ quan thuế cấp.
• Mười một ký tự còn lại: Là số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

2.2. Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Có Mã

2.2.1. Đăng Ký Lần Đầu

Doanh nghiệp và tổ chức muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã cần phải đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Có thể thực hiện đăng ký thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế ủy quyền.

2.2.2. Chuyển Đổi Từ Hóa Đơn Không Có Mã Sang Hóa Đơn Có Mã

Nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn không có mã sang hóa đơn có mã, cần tuân theo các quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp phải thông báo và ngừng sử dụng hóa đơn đi kèm mà chưa phát hành.

2.3. Xử Lý Sai Sót Đối Với Hóa Đơn Điện Tử Có Mã

Việc phát hiện sai sót trên hóa đơn là điều có thể xảy ra. Cách xử lý phụ thuộc vào việc hóa đơn đó đã được giao cho người mua hay chưa.

2.3.1. Sai sót Chưa Giao

Nếu hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp cần:

• Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn có sai sót.
• Lập một hóa đơn mới để thay thế và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.

2.3.2. Sai sót Đã Giao

• Sai sót Về Thông Tin Người Mua: Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên hoặc địa chỉ mà mã số thuế không sai, doanh nghiệp cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế mà không cần lập hóa đơn mới.
• Sai sót Về Mã Số Thuế, Số Tiền hoặc Hàng Hóa: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới để thay thế.

3. Đối Tượng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Có Mã

Không tất cả mọi đối tượng đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế, đối tượng sử dụng bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo quy định pháp lý.

Kết Luận

Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp mang lại nhiều lợi ích trong quản lý thuế, đồng thời tránh được các rủi ro về pháp lý. Việc nắm rõ quy định và quá trình sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán một cách hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi - CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN để được tư vấn chi tiết và cụ thể hơn.