Quản trị nhân sự là gì? Chức năng và vai trò của quản trị nhân sự

Trong bất kỳ tổ chức nào, nhân sự luôn là yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển và thành công của tổ chức đó. Chính vì vậy, quản trị nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo sự hài lòng và gắn bó của nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hãy cùng FAST tìm hiểu sâu hơn về ảnh hưởng của quản trị nhân sự đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quản Trị Nhân Sự Là Gì?

Quản trị nhân sự là lĩnh vực quản lý tập trung vào tối ưu hóa sự hiệu quả của nguồn nhân lực. Quản trị nhân sự bao gồm một loạt các hoạt động và chức năng có mục tiêu chính là tăng cường khả năng quản lý và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của nó. Nhiệm vụ chính của quản trị nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và quản lý các khía cạnh liên quan đến lao động, nhằm đảm bảo phát triển ổn định và bền vững của tổ chức. Đồng thời, quản trị nhân sự còn chịu trách nhiệm xây dựng văn hóa tổ chức tích cực và giữ cho nhân viên hài lòng, gắn bó với mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản trị là gì? Những điểm khác biệt giữa quản trị và quản lý

2. Tầm Quan Trọng Của Quản Trị Nhân Lực

Mục đích của quản lý nhân sự là quản lý con người trong môi trường làm việc để đạt được sứ mệnh của tổ chức và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Khi quản lý con người được thực hiện hiệu quả, các quản lý nhân sự có thể giúp tuyển dụng nhân viên mới có kỹ năng để thúc đẩy mục tiêu của công ty. Các chuyên gia nhân sự cũng hỗ trợ trong việc đào tạo và phát triển chuyên môn của nhân viên để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Một công ty chỉ tốt như những nhân viên của nó, khiến cho quản lý nhân sự trở thành một phần quan trọng trong việc duy trì hoặc cải thiện sức khỏe của doanh nghiệp. Ngoài ra, các quản lý nhân sự theo dõi tình hình thị trường lao động để giúp tổ chức duy trì sự cạnh tranh. Điều này có thể bao gồm đảm bảo rằng bảo hiểm và phúc lợi cạnh tranh, sự kiện được lên kế hoạch để ngăn nhân viên bị kiệt sức và các vai trò công việc được điều chỉnh dựa trên thị trường.

3. Cách HRM Hoạt Động

Các chuyên gia nhân sự quản lý việc thực hiện hàng ngày các chức năng liên quan đến nhân sự. Thông thường, bộ phận nhân sự là một bộ phận độc lập trong một tổ chức.

Cấu Trúc Nhân Sự

Các bộ phận nhân sự có sự biến đổi về kích thước, cấu trúc và tính chất của các vị trí cá nhân. Đối với các tổ chức nhỏ, một chuyên gia nhân sự tổng quát có thể thực hiện một loạt các chức năng. Các tổ chức lớn có nhiều chuyên gia nhân sự qui trình các vai trò chuyên môn, như tuyển dụng, di trú và visa, quản lý tài năng, phúc lợi và tiền lương của nhân viên. Mặc dù các vị trí nhân sự này được chuyên biệt hóa, các chức năng công việc có thể vẫn trùng lặp. Amazon là một ví dụ về một công ty lớn với nhiều loại vị trí chuyên biệt về nhân sự. Trang web tuyển dụng của công ty liệt kê nhiều chức danh nhân sự khác nhau, từ trợ lý nhân sự cho đến chuyên gia phân tích nhân sự.

4. Vai Trò Của Quản Trị Nguồn Nhân Lực Trong Doanh Nghiệp

Quản trị nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình và duy trì sức mạnh lao động của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

Đảm Bảo Nguồn Lực Nhân Lực Phù Hợp Với Chiến Lược Kinh Doanh

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Do đó, việc xây dựng một đội ngũ nhân lực phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Quản trị nhân sự có vai trò quan trọng trong việc hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá và sử dụng nhân lực một cách hiệu quả. Đồng thời, đảm bảo doanh nghiệp có được đội ngũ nhân lực có đủ năng lực, phẩm chất để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.

Thúc Đẩy Sự Phát Triển Của Doanh Nghiệp

Quản trị nhân sự có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp thông qua việc:

• Tăng năng suất lao động: Quản trị nhân sự có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động thông qua các hoạt động đào tạo, phát triển nhân lực, tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới của nhân viên.
• Giảm chi phí: Quản trị nhân sự hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo, sa thải nhân viên, cũng như giảm thiểu các rủi ro liên quan đến nhân lực.
• Tăng cường sự cạnh tranh: Quản trị nhân sự hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tạo Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Quản trị nhân sự có vai trò trong việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp thông qua các hoạt động như:

• Xây dựng các quy định, chính sách, quy trình làm việc liên quan đến nhân sự nhằm đảm bảo tính hợp lý, phù hợp với quy mô, ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp.
• Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, thiện nguyện để gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.
• Truyền thông nội bộ để nâng cao nhận thức của nhân viên về văn hóa doanh nghiệp.

Bảo Vệ Quyền Lợi Của Người Lao Động

Quản trị nhân sự còn đảm nhiệm vai trò trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động được tôn trọng và thực hiện đầy đủ. Tóm lại, quản trị nhân sự là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn lực nhân lực, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

5. Chức Năng Của Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Chức năng của quản trị nhân sự là đảm bảo rằng doanh nghiệp có nguồn nhân lực chất lượng cao và hiệu quả. Các chức năng chính của quản trị nhân sự bao gồm:

Tuyển Dụng Và Tuyển Chọn Nhân Viên

Là quá trình thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp với các vị trí công việc trong tổ chức. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm: phân tích nhu cầu nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, sơ tuyển hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra sức khỏe và đề nghị tuyển dụng.

Đào Tạo Và Phát Triển Nhân Viên

Là quá trình nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên, giúp họ đáp ứng được yêu cầu của công việc và phát triển bản thân. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm: xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch đào tạo, triển khai đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo.

Đánh Giá Hiệu Suất Công Việc

Là quá trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, từ đó xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của họ để có kế hoạch phát triển phù hợp. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm: thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, xây dựng kế hoạch đánh giá, thực hiện đánh giá và phân tích kết quả đánh giá.

Thưởng Phạt Nhân Viên

Là quá trình tạo động lực và khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm: xây dựng các chính sách thưởng phạt, triển khai thực hiện các chính sách thưởng phạt và đánh giá hiệu quả của các chính sách thưởng phạt.

Quan Hệ Lao Động

Là quá trình xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và người lao động. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm: tuân thủ pháp luật lao động, thương lượng tập thể và giải quyết tranh chấp lao động. Các chức năng của quản trị nhân sự có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, tuyển dụng và lựa chọn nhân viên cần dựa trên kết quả đánh giá nhu cầu nhân lực. Đào tạo và phát triển nhân viên cần dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất công việc. Thưởng phạt nhân viên cần dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất công việc và các chính sách thưởng phạt.

>>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

6. Nhiệm Vụ Chính Của Quản Trị Nhân Sự Là Gì?

Nhiệm vụ chính của quản trị nhân sự là quản lý và phát triển nguồn lực con người trong tổ chức để đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch chiến lược của tổ chức được thực hiện hiệu quả. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của quản trị nhân sự:

Tuyển Dụng Nhân Sự

Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp với các vị trí công việc trong tổ chức. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Phân tích nhu cầu nhân lực.
• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
• Tìm kiếm ứng viên.
• Sơ tuyển hồ sơ.
• Phỏng vấn.
• Kiểm tra sức khỏe.
• Đề nghị tuyển dụng.

Bố Trí Nhân Sự

Bố trí nhân sự là quá trình phân công công việc, sắp xếp nhân sự vào các vị trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường và nguyện vọng của họ. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định nhu cầu bố trí nhân sự.
• Xây dựng kế hoạch bố trí nhân sự.
• Phân tích năng lực, sở trường của nhân viên.
• Xác định các vị trí công việc cần bố trí.
• Phân công công việc cho nhân viên.

Đào Tạo, Phát Triển Nhân Viên

Đào tạo, phát triển nhân viên là quá trình nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên, giúp họ đáp ứng được yêu cầu của công việc và phát triển bản thân. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nhân viên.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo.
• Triển khai đào tạo.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo.

Quản Lý Hồ Sơ Và Các Chính Sách Nhân Sự

Quản lý hồ sơ các chính sách nhân sự là quá trình xây dựng, triển khai và giám sát các chính sách nhân sự của doanh nghiệp. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Nghiên cứu, xây dựng các chính sách nhân sự.
• Triển khai.
• Giám sát việc thực hiện.

Giám Sát Và Kiểm Tra Nhân Sự

Giám sát và kiểm tra nhân sự là quá trình theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất công việc.
• Thực hiện đánh giá hiệu suất công việc.
• Đánh giá hiệu quả đánh giá hiệu suất công việc.

Quản Lý Lương Và Phúc Lợi Cho Nhân Viên

Quản lý lương và phúc lợi cho nhân viên là quá trình xây dựng, triển khai và giám sát các chính sách lương và phúc lợi của doanh nghiệp. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Nghiên cứu, xây dựng các chính sách lương và phúc lợi.
• Triển khai các chính sách lương và phúc lợi.
• Giám sát việc thực hiện các chính sách lương và phúc lợi.

Xây Dựng Và Nuôi Dưỡng Văn Hóa Doanh Nghiệp

Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp là quá trình tạo dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực, công bằng và có lợi cho sự phát triển của nhân viên và doanh nghiệp. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Nghiên cứu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Triển khai các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Giám sát việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp.

An Toàn Và Bảo Mật

An toàn và bảo mật là quá trình đảm bảo an toàn cho con người, tài sản và thông tin của doanh nghiệp. Người làm quản trị nhân sự cần thực hiện các công việc sau:

• Xây dựng các quy định, quy trình về an toàn và bảo mật.
• Triển khai các hoạt động an toàn và bảo mật.
• Giám sát việc thực hiện các quy định, quy trình về an toàn và bảo mật.

Ngoài các nhiệm vụ chính trên, người làm quản trị nhân sự còn có thể tham gia vào các hoạt động khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.
• Tham gia vào quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.
• Đại diện cho doanh nghiệp trong các mối quan hệ với các bên liên quan.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, người làm quản trị nhân sự cần có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên sâu về quản trị nhân sự.

7. Mục Tiêu Của Quản Lý Nhân Sự

Quản lý nhân sự có thể được phân chia thành bốn mục tiêu chính như sau:

• Mục tiêu xã hội: Đây là các biện pháp được áp dụng để đáp ứng các nhu cầu hay thách thức về đạo đức và xã hội của công ty và nhân viên của nó. Điều này bao gồm các vấn đề pháp lý như cơ hội bình đẳng và trả lương bình đẳng cho công việc bình đẳng.
• Mục tiêu tổ chức: Đây là các biện pháp được thực hiện để đảm bảo hiệu suất tổ chức, bao gồm cung cấp đào tạo phù hợp, tuyển dụng đúng số lượng nhân viên cho một nhiệm vụ cụ thể và duy trì tỷ lệ giữ chân nhân viên cao.
• Mục tiêu chức năng: Đây là các nguyên tắc được sử dụng để giữ cho phòng nhân sự hoạt động đúng cách trong tổ chức. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực nhân sự được phân bổ hết khả năng của họ.
• Mục tiêu cá nhân: Đây là các nguồn lực được sử dụng để hỗ trợ các mục tiêu cá nhân của từng nhân viên. Điều này bao gồm cơ hội để học tập và phát triển sự nghiệp, cũng như duy trì sự hài lòng của nhân viên.

Các Mục Tiêu Cụ Thể Khác Của Quản Lý Nhân Sự Bao Gồm:

• Cung cấp và duy trì nhân viên sản xuất.
• Tận dụng đầy đủ kỹ năng và khả năng của mỗi nhân viên.
• Đảm bảo nhân viên có và nhận được đào tạo phù hợp.
• Xây dựng và duy trì trải nghiệm tích cực cho nhân viên với sự hài lòng và chất lượng cuộc sống cao, để nhân viên có thể đóng góp hết mình vào công việc của họ.
• Truyền đạt các chính sách, quy trình, quy định và quy tắc của công ty đến nhân viên.
• Duy trì các chính sách và hành vi đạo đức, pháp lý và có trách nhiệm xã hội trong môi trường làm việc.
• Quản lý các thay đổi nội bộ và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến nhân viên và việc tuyển dụng.

8. Quy Trình Quản Trị Nhân Sự Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Bước 1: Xây Dựng Hệ Thống Quản Trị Nhân Sự

Hệ thống quản trị nhân sự là cột mốc quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là khi có yêu cầu xuất thông tin về nhân sự. Trong một thời gian ngắn, bộ phận quản trị nhân sự cần phải cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Các thông tin cần được quản lý bao gồm:

• Bảng theo dõi theo phòng ban: Chứa thông tin chi tiết về nhân viên như họ tên, ngày sinh, quê quán và các thông tin khác liên quan.
• Tài liệu tuyển dụng: Được sử dụng để lưu giữ và chọn lọc ứng viên phù hợp cho các vị trí công việc.
• Bảng kết quả hiệu suất công việc: Ghi lại quá trình hoàn thành công việc của từng cá nhân, hỗ trợ trong việc xây dựng các chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và điều chỉnh chính sách nhân sự.
• Bảng theo dõi tiền lương: Cung cấp thông tin về mức lương của nhân viên và các điều chỉnh cần thiết theo từng vị trí và trình độ công việc.

Quy trình