Quản lý dự án là gì? Vai trò, nhiệm vụ của quản lý dự án

Quản lý dự án là một phương pháp không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm hiện thực hóa các chiến lược, triển khai sản phẩm mới, đổi mới và cải tiến hệ thống bên cạnh những hoạt động thường ngày. Vậy, quản lý dự án là gì? Vai trò và các phương pháp của quản lý dự án ra sao? Để quản lý tốt, doanh nghiệp cần những kỹ năng gì? Cùng Viện FMIT tìm hiểu một cách chi tiết các vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án được hiểu là việc áp dụng các kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, công cụ cần thiết để kiểm soát và điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả đạt được tốt nhất khi dự án được đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực. Sự phát triển vượt bậc về khoa học, kỹ thuật và cơ sở hạ tầng hiện nay đòi hỏi con người thích ứng tốt với công nghệ hiện đại, lúc này vai trò của quản lý dự án càng được đề cao, nhằm tối ưu hóa những mục tiêu đã đề ra.

5 phương pháp quản lý dự án hiện nay

Mỗi doanh nghiệp cần có phương pháp quản trị dự án phù hợp để thích ứng với công nghệ toàn cầu, thị trường mở rộng, sức mạnh kết nối toàn cầu và nhiều yếu tố khác. Có 5 phương pháp quản trị dự án hiện nay:

• Dự án nhìn rõ ngay từ đầu: Phương pháp này được áp dụng khi các công việc và phương án tiến hành cho dự án đã rõ.
• Dự án lặp: Sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án lặp để tìm ra kết quả tối ưu nhất.
• Dự án tăng dần: Sử dụng kỹ thuật quản lý dự án với những yêu cầu và mục tiêu mở rộng.
• Dự án Agile: Bao gồm cả phương pháp lặp và tăng dần, sử dụng kỹ thuật quản lý dự án theo vòng lặp hoặc dòng chảy.
• Dự án Hybrid: Phối hợp nhiều phương pháp trên vào trong một dự án.

Ban quản lý dự án là gì?

Ban quản lý dự án (PMO) là bộ phận được thành lập nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án cho tổ chức. PMO ra đời với nhiều nhiệm vụ như hỗ trợ phát triển năng lực quản lý dự án cho tổ chức, thống nhất phương pháp và quy trình quản lý dự án, đảm bảo nhân sự tham gia quản lý dự án được đào tạo đủ năng lực, đánh giá việc tuân thủ theo quy định quản lý dự án, và cải tiến hệ thống quản lý dự án. Đối với các tổ chức thường xuyên thực hiện các dự án, việc thành lập PMO là vô cùng cần thiết nhằm chuyên nghiệp hóa hệ thống và nâng cao năng lực quản trị.

Vai trò của quản lý dự án

Quản lý dự án giúp doanh nghiệp có cơ sở phương pháp luận chặt chẽ để triển khai công việc nhằm đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ, chi phí, chất lượng và tạo ra giá trị cho các bên liên quan. Việc thực hiện quản lý theo phương pháp hiện đại có thể giúp doanh nghiệp:

• Đạt được các mục tiêu quan trọng.
• Tối ưu hóa vốn đầu tư.
• Hạn chế phát sinh những chi phí khác.

Khi có phương pháp quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể vạch rõ phương pháp và các bước tiến hành dự án một cách hiệu quả. Ban lãnh đạo hoặc đội ngũ điều hành doanh nghiệp cần trang bị các kỹ năng cần thiết về quản lý dự án để không ngừng cải tiến, đổi mới sản phẩm, dịch vụ nhằm thích ứng tốt với xu hướng công nghệ ngày càng thay đổi.

Quản lý dự án thường áp dụng trong lĩnh vực nào?

Quản lý dự án được áp dụng cho tất cả các lĩnh vực. Mỗi lĩnh vực hoạt động trên thị trường hiện nay đều cần quản lý dự án để nâng cao hiệu quả công việc. Một số lĩnh vực có thể kể đến như:

• Tài chính ngân hàng
• Bất động sản và xây dựng
• Viễn thông
• Phát triển phần mềm

Để quản lý dự án hiệu quả, người quản lý cần phải áp dụng các kiến thức về quản lý quy trình dự án, quản lý con người và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng. Mỗi dự án đều có những đặc thù khác nhau về bản chất, nội dung, ngành nghề, quy mô và mức độ phức tạp. Chính vì vậy, quản lý dự án cần phải điều chỉnh các nội dung quản lý dự án một cách phù hợp với đặc thù của dự án đang triển khai.

12 Nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Người quản lý cần thuộc nằm lòng 12 nguyên tắc quan trọng dưới đây để quản lý dự án hiệu quả hơn.

Nguyên tắc 1: Siêng năng, tôn trọng, cẩn trọng trong trách nhiệm quản lý

Trách nhiệm quản lý là thước đo về sự hiểu biết, trình độ chuyên môn, và mức độ tin cậy đối với dự án hoặc doanh nghiệp. Người quản lý cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm bên trong và bên ngoài nhằm hướng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Tạo môi trường hợp tác lý tưởng cho các nhóm dự án

Mỗi dự án sẽ được một nhóm dự án đảm nhận, nhóm này cần có môi trường làm việc phù hợp để phát huy sức mạnh của từng cá nhân.

Nguyên tắc 3: Phối hợp một cách chặt chẽ và hiệu quả với các bên liên quan

Tạo sự gắn kết chặt chẽ với các bên liên quan là phương pháp hữu ích góp phần quan trọng vào sự thành công của dự án.

Nguyên tắc 4: Tập trung vào việc tạo ra giá trị

Người quản lý cần theo dõi tiến độ để có những điều chỉnh phù hợp, tập trung tối đa vào giá trị sản phẩm.

Nguyên tắc 5: Ghi nhận, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống

Sự tương tác tích cực với hệ thống sẽ giúp nhóm dự án thu thập được những thông tin hữu ích.

Nguyên tắc 6: Thể hiện hành vi lãnh đạo

Hành vi lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án.

Nguyên tắc 7: Điều chỉnh dựa vào bối cảnh

Người quản lý cần phân tích đánh giá dựa trên bối cảnh của dự án.

Nguyên tắc 8: Tích hợp chất lượng vào quy trình và kết quả để tối đa hóa giá trị

Chất lượng sản phẩm phải được tích hợp vào quy trình quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu của bên liên quan.

Nguyên tắc 9: Điều hướng sự phức tạp

Sự phức tạp trong mỗi dự án cần được điều hướng kịp thời để giảm thiểu ảnh hưởng đến kết quả dự án.

Nguyên tắc 10: Tối ưu hóa quy trình xử lý rủi ro

Người quản lý cần cập nhật và đánh giá mức độ rủi ro để có những thay đổi phù hợp.

Nguyên tắc 11: Khả năng thích ứng và hồi phục

Khả năng thích ứng linh hoạt và hồi phục nhanh chóng sẽ giúp nhóm dự án xử lý các tác động một cách kịp thời.

Nguyên tắc 12: Cho phép thay đổi linh hoạt để đạt được trạng thái tương lai đã hình dung

Sự thích ứng linh hoạt với từng giai đoạn của dự án là điều kiện cần để dự án đạt được kết quả như mong muốn.

Quy trình quản lý dự án 5 bước đơn giản

Để dự án được quản lý chặt chẽ và đạt được hiệu quả cao, nhóm dự án cần có quy trình thực hiện theo 5 bước dưới đây:

• Nhóm thiết lập: Định nghĩa lại một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án.
• Nhóm lập kế hoạch: Hình thành phạm vi dự án, làm rõ mục tiêu, xác định nhiệm vụ cụ thể.
• Nhóm thực thi: Hoàn thành các hạng mục công việc đã được đề ra theo đúng kế hoạch.
• Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát: Giám sát, theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
• Nhóm quy trình kết thúc: Hoàn thiện dự án và tiến hành các thủ tục nghiệm thu và bàn giao.

Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện tại và tương lai

Mỗi ngành nghề đều cần có sự quản lý chặt chẽ để đạt được kết quả tốt nhất và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Cơ hội việc làm cho vị trí quản lý dự án đang ngày càng tăng cao, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế. Người làm quản lý dự án còn có cơ hội thăng tiến cao trong công việc. Khi tích lũy đủ kinh nghiệm và kiến thức, cùng với tinh thần ham học hỏi, người quản lý có thể trở thành giám đốc quản lý dự án quy mô lớn.

Giới thiệu về khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế PMI tại Viện FMIT

Tại Viện FMIT, chúng tôi cung cấp các chương trình đào tạo chất lượng cao về quản lý dự án. Chương trình đào tạo theo chuẩn chứng chỉ quốc tế PMI, mang đến cho học viên những kiến thức thực tiễn và kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Khóa học được thiết kế với nội dung chia thành nhiều chuyên đề, đảm bảo cung cấp đầy đủ các kiến thức về quản lý dự án để bạn có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Trên đây là những chia sẻ của Viện FMIT về chủ đề quản lý dự án. Mong rằng bạn có thể hiểu rõ về khái niệm cũng như vai trò và lợi ích khi ứng dụng các kỹ năng quản lý dự án vào công việc. Nếu bạn cần tìm hiểu chi tiết hơn về khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế PMI, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc truy cập website để được nhân viên tư vấn và giải đáp thắc mắc một cách tận tình.