Quản lý là gì? Vai trò, chức năng, yêu cầu cần có của quản lý

Mọi tổ chức đều cần một người có thể hỗ trợ, quản lý và kiểm soát các nhân viên khác. Nếu không có sự quản lý hiệu quả, tổ chức sẽ không thể hoạt động tốt. Minh chứng rõ ràng nhất là năm 2002, Google đã cố gắng loại bỏ các nhà quản lý khỏi tổ chức của họ với lý do họ là công ty của “engineers for engineers”. Thử nghiệm này chỉ kéo dài vài tháng và Google nhận ra rằng họ cần nhà quản lý để giúp nhân viên đạt được mục tiêu của mình.

Quản lý là gì?

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Quản lý không chỉ đơn thuần là việc quản lý con người mà còn bao gồm việc định rõ mục tiêu, thu thập và phân tích thông tin, giao tiếp, ra quyết định, phân công nhiệm vụ, điều hành và giám sát hoạt động, đánh giá và cải thiện hiệu suất.

Nhà quản lý là gì?

Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành các hoạt động của một tổ chức hoặc một phần của tổ chức. Công việc của nhà quản lý bao gồm xây dựng chiến lược, quản lý nguồn lực, định hướng, tạo động lực, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức. Họ thường phải tương tác với các thành viên trong tổ chức và đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của một tổ chức thông qua việc quản lý các nguồn lực của tổ chức (con người, tài chính và hoạt động). Nhiệm vụ quản lý bao gồm nhưng không giới hạn ở việc lãnh đạo nhóm, đặt mục tiêu, phân tích hiệu suất, đưa ra quyết định và xem xét.

Đặc điểm của quản lý

Quản lý là quá trình tác động có mục tiêu từ các chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Trong quá trình này, những cá nhân hoặc tổ chức của con người đóng vai trò là những đại diện có quyền uy, quyền hạn và trách nhiệm để liên kết và phối hợp hoạt động của từng cá nhân, nhằm đạt được mục tiêu chung và đạt được kết quả tốt nhất trong việc quản lý. Có thể nói, ở đâu có sự hợp tác giữa một nhóm người, ở đó cần có quản lý. Bởi hoạt động chung của nhiều người đòi hỏi sự liên kết dưới nhiều hình thức khác nhau. Nhiệm vụ của quản lý là điều khiển và chỉ đạo các hoạt động tổng thể của con người, bằng cách phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân, để tạo ra một hoạt động chung thống nhất cho toàn tập thể. Quản lý cũng đảm bảo rằng hoạt động chung này được hướng theo các mục tiêu đã được định trước và tuân thủ các phương hướng thống nhất. Quản lý được thực hiện thông qua việc xây dựng cơ cấu tổ chức và áp dụng quyền uy. Tổ chức giúp phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của các thành viên tham gia vào hoạt động chung. Quyền uy đảm bảo sự tuân thủ và sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức. Quyền uy đóng vai trò quan trọng trong việc cho chủ thể quản lý khả năng điều khiển và chỉ đạo, cũng như yêu cầu các đối tượng quản lý tuân thủ các yêu cầu và mệnh lệnh. Quyền uy được hình thành dựa trên uy tín, chuyên môn và các mối quan hệ xã hội. Trật tự quản lý là khách thể của quản lý. Trật tự này được điều chỉnh bởi nhiều loại quy phạm khác nhau, bao gồm quy phạm đạo đức, quy phạm chính trị và quy phạm tôn giáo. Trong quá trình quản lý, có nhiều phương tiện được sử dụng, bao gồm các nguyên tắc tôn giáo, lương tâm, pháp luật và ý thức xã hội.

Phân loại các nhà quản lý

Có thể phân loại các nhà quản lý thành ba cấp độ chính:

• Nhà quản lý cấp cao
• Quản lý cấp trung
• Nhà quản lý cấp cơ sở

Nhà quản lý cấp cao

Nhà quản lý cấp cao nhất là những người đảm nhận các vị trí C-suite. Họ làm việc với tư cách là người đứng đầu tổ chức, CEO, CFO, Chủ tịch, Giám đốc điều hành,... thuộc nhóm quản lý cấp cao nhất. Họ chịu trách nhiệm về định hướng, sự phát triển và hình ảnh chung của tổ chức. Đặt ra các kế hoạch và chiến lược dài hạn, kết hợp các nguồn lực của tổ chức với năng lực và cơ hội của nhân viên, đồng thời quản lý nhân viên là những vai trò chính mà họ phải thực hiện.

Quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung là những nhà quản lý thuộc cấp lãnh đạo trung gian trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Họ hoạt động dưới sự điều hành của các nhà quản lý cấp cao, đồng thời dẫn dắt, quản lý các nhân viên cấp dưới. Quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, vận hành hệ thống quản lý, đảm bảo sự thống nhất, liền mạch của một doanh nghiệp. Các nhà quản lý cấp trung thường phụ trách một phòng ban, chi nhánh hoặc một bộ phận cụ thể, chẳng hạn như Giám đốc Marketing, Giám đốc sản xuất, Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng dự án,...

Nhà quản lý cấp cơ sở

Người giám sát, điều phối viên,... là những ví dụ về nhà quản lý cấp cơ sở. Họ là những nhà quản lý hoạt động tương tác trực tiếp với nhân viên. Vị trí này làm việc dưới quyền của trưởng phòng và có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch, chiến lược do các nhà quản lý cấp cao và cấp trung đưa ra. Nhà quản lý cấp cơ sở lãnh đạo, động viên và kiểm soát nhân viên đang làm việc và thay mặt họ nói ra các thắc mắc, mong muốn, kỳ vọng tại doanh nghiệp. Họ đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được thành công của các CEO và quản lý cấp trung vì tính hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày cuối cùng sẽ dẫn đến những kết quả lớn.

Vai trò của nhà quản lý

Nhà quản lý có nhiều vai trò quan trọng trong một tổ chức, bao gồm:

• Dẫn dắt đội ngũ
• Đào tạo nhân viên
• Đưa ra quyết định
• Quản lý xung đột
• Quản lý ngân sách của đội ngũ
• Tiến hành đánh giá hiệu suất

Dẫn dắt đội ngũ

Trách nhiệm chính của nhà quản lý là lãnh đạo nhóm của họ. Bằng cách đưa ra chỉ dẫn cho nhân viên và trả lời các câu hỏi của họ. Đồng thời giao nhiệm vụ cho nhân viên đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng. Những nhà quản lý giỏi cam kết đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu chung của đội ngũ, doanh nghiệp.

Đào tạo nhân viên

Các nhà quản lý thường chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên của mình để thực hiện nhiệm vụ công việc và học các kỹ năng mới. Họ cũng có thể cung cấp cho họ những cơ hội phát triển nghề nghiệp. Thông thường, các nhà quản lý cũng đóng vai trò là người cố vấn cho nhân viên và hướng dẫn họ những kỹ năng cần thiết để thăng tiến trong sự nghiệp. >> Đọc thêm: Đào tạo nội bộ là gì? Vai trò và quy trình đào tạo

Đưa ra quyết định

Một nhiệm vụ khác của nhà quản lý là đưa ra quyết định cho bộ phận của họ. Đôi khi, nhà quản lý cần phải đưa ra những quyết định khó khăn, vì vậy điều quan trọng đối với họ là phải có quy trình ra quyết định sáng suốt và hiệu quả. Điều này có thể giúp họ đưa ra những quyết định tốt nhất có thể cho sự thành công của bộ phận mình. Thông thường, các nhà quản lý thường giao tiếp, thảo luận với nhân viên và những người khác trong công ty để giúp họ đưa ra những quyết định tốt nhất.

Quản lý xung đột

Nhà quản lý cũng giải quyết xung đột khi cần thiết, bao gồm cả xung đột giữa các thành viên trong nhóm của họ. Điều này đồng nghĩa với việc họ phải thường xuyên rèn luyện các kỹ năng giải quyết và hòa giải các xung đột tại nơi làm việc, giúp họ duy trì một môi trường làm việc tích cực cho đội ngũ.

Quản lý ngân sách của đội ngũ

Các nhà quản lý cũng phải chịu trách nhiệm về ngân sách của bộ phận mình và sử dụng các công cụ tài chính kế toán. Họ có thể gặp gỡ các chuyên gia khác để lập ngân sách, đồng thời xác định nguồn lực cần thiết mà bộ phận cần để hoạt động.

Tiến hành đánh giá hiệu suất

Một trách nhiệm chính khác của các nhà quản lý là tiến hành đánh giá hiệu suất của nhân viên. Thông thường, việc đánh giá hiệu suất được thực hiện định kỳ. Trong đánh giá hiệu suất, các nhà quản lý đưa ra phản hồi và đề xuất cho nhân viên về cách họ có thể cải thiện. Họ cũng có thể giúp nhân viên đặt ra mục tiêu hoặc theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu của nhân viên.

Chức năng của nhà quản lý trong doanh nghiệp

Các chức năng chính của nhà quản lý bao gồm:

• Hoạch định
• Tổ chức
• Lãnh đạo
• Kiểm soát

Hoạch định

Một nhà quản lý doanh nghiệp có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược và chi tiết để đạt được mục tiêu của công ty. Bao gồm việc định rõ mục tiêu, phân công nhiệm vụ, xác định nguồn lực cần thiết và xây dựng lộ trình để đạt được kết quả mong muốn.

Tổ chức

Tổ chức là việc sắp xếp các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm con người, tài chính, vật chất và thông tin, một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nhà quản trị cần phải phân chia công việc, phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các nhân viên, cũng như xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.

Lãnh đạo

Nhà quản lý doanh nghiệp đóng vai trò lãnh đạo trong việc hướng dẫn và động viên nhân viên. Họ phải tạo ra một môi trường làm việc tích cực, định hướng cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Chức năng lãnh đạo cũng bao gồm việc đặt ra mục tiêu, định hình giá trị và văn hóa tổ chức, định rõ hướng đi chiến lược của công ty.

Kiểm soát

Một chức năng quan trọng khác của nhà quản lý là kiểm soát, bao gồm việc theo dõi, đánh giá quá trình tiến hành công việc và kết quả đạt được. Nhà quản lý cần thiết lập các tiêu chuẩn và chỉ số đo lường, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu suất để đảm bảo rằng công ty đang hoạt động theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu có sai sót, nhà quản lý phải áp dụng các biện pháp sửa đổi và cải thiện để đảm bảo hoạt động hiệu quả hơn.

Nhiệm vụ của một nhà quản lý doanh nghiệp

Nhà quản lý doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:

• Xây dựng và triển khai chiến lược: Nhà quản lý cần xây dựng chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, kế hoạch hành động,... Sau đó, triển khai chiến lược này thành các kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban.
• Quản lý nguồn lực: Nhà quản lý cần quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, nhân lực, tài sản,... Họ cần đảm bảo rằng các nguồn lực này được sử dụng một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
• Quản lý nhân sự: Nhà quản lý cần tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Theo đó, cần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
• Lãnh đạo và truyền động lực: Nhà quản lý cần lãnh đạo và truyền động lực cho nhân viên để họ làm việc hết mình và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đánh giá và cải tiến: Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để xác định những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các giải pháp cải tiến.

Yêu cầu cần có của một nhà quản lý

Một nhà quản lý xuất sắc cần có những yêu cầu sau:

• Linh hoạt, nhạy bén
• Tư duy chiến lược
• Trung thực và đạo đức
• Trí tuệ cảm xúc

Linh hoạt, nhạy bén

Khả năng thích ứng nhanh chóng với các tình huống thay đổi và biến động rất quan trọng đối với một nhà quản lý. Bởi môi trường kinh doanh và các yếu tố bên ngoài có thể thay đổi đột ngột, tính linh hoạt giúp họ thích nghi nhanh chóng nhằm đảm bảo công việc vẫn được hoàn thành một cách hiệu quả. Họ cũng có khả năng thay đổi kế hoạch và chiến lược khi cần thiết để đạt được mục tiêu. Các thay đổi về xu hướng, nhu cầu của khách hàng, thay đổi trong ngành công nghiệp vẫn diễn ra hàng ngày. Một nhà quản lý nhạy bén sẽ có khả năng phát hiện và hiểu các vấn đề, cơ hội trong môi trường làm việc của mình. Sự nhạy bén đồng thời cũng giúp nhà quản lý hiểu được những yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc của nhóm và đưa ra hướng đi phù hợp.

Tư duy chiến lược

Tư duy chiến lược giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu và hướng đi của tổ chức hoặc phòng ban mà họ quản lý. Nó liên quan đến việc xác định và định hình chiến lược dài hạn, lập kế hoạch, đưa ra quyết định và quản lý tài nguyên để đạt được mục tiêu đó. Tư duy chiến lược giúp nhà quản lý nhìn xa hơn, nhận biết được cơ hội và thách thức trong môi trường kinh doanh. Nó cũng giúp họ phân tích và đánh giá các lựa chọn, xác định các ưu tiên và phối hợp các hoạt động để đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, tư duy chiến lược cũng giúp nhà quản lý thích ứng với sự thay đổi. Trên thực tế, trong một thế giới kinh doanh ngày càng biến đổi nhanh chóng, những nhà quản lý có tư duy chiến lược mạnh mẽ thường có khả năng định hình và thúc đẩy sự thay đổi, tạo ra lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự tồn tại bền vững cho tổ chức của mình.

Trung thực và đạo đức

Trung thực và đạo đức là phẩm chất quan trọng đối với một nhà quản lý xuất sắc. Đảm bảo sự tin cậy và tôn trọng từ phía cấp dưới, đồng nghiệp và cả khách hàng. Tính trung thực giúp nhà quản lý xây dựng một môi trường làm việc nơi mà mọi người có thể đưa ra ý kiến, ý tưởng và thông tin một cách mở và chân thành. Tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin hiệu quả, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn và giải quyết vấn đề một cách công bằng. Đạo đức là nền tảng cho những hành vi đúng đắn và đạo đức trong công việc. Nhà quản lý đạo đức biết cách đối xử công bằng với tất cả nhân viên, không phân biệt đối xử hay thiên vị. Họ tuân thủ các nguyên tắc và quy định đạo đức, và lấy đạo đức làm tiêu chuẩn cho các quyết định và hành động của mình.

Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc hay EQ cho phép các nhà quản lý kiểm soát cảm xúc trong các tình huống áp lực và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nhà quản lý có EQ cao thường có khả năng giao tiếp hiệu quả, lắng nghe và tạo sự tin tưởng. Giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên. Những nhà quản lý với EQ cao thường có khả năng động viên, truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhóm. Họ cũng có khả năng quản lý xung đột và giải quyết vấn đề một cách xây dựng. EQ cung cấp một góc nhìn toàn diện hơn trong quá trình ra quyết định. Nhà quản lý có khả năng nhận biết và đánh giá cảm xúc của mình cũng như của nhóm làm việc, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với tình huống.

Những kỹ năng mà nhà quản lý xuất sắc cần trang bị

Để trở thành một nhà quản lý xuất sắc, cần trang bị những kỹ năng sau:

• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Kỹ năng lãnh đạo

Một nhà quản lý cần có kỹ năng lãnh đạo để định hướng và truyền cảm hứng cho nhân viên, xây dựng môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhóm. Do đó, để thành công trong vai trò quản lý, nhà quản lý cần trang bị kỹ năng quan trọng này.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý truyền đạt thông tin rõ ràng, định hướng công việc và giải quyết xung đột hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm kỹ năng lắng nghe và hiểu ý kiến người khác. Một nhà quản lý tốt biết cách thể hiện lòng quan tâm, tôn trọng, xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và đồng nghiệp.

Kỹ năng ra quyết định

Nhà